E-procurement: un modo per ottimizzare gli acquisti

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E-procurement: cos’è e come funziona

L’approvvigionamento digitale o e-procurement, è una pratica rivoluzionaria nel contesto dell’e-business. Attraverso l’uso avanzato delle tecnologie digitali, questa metodologia trasforma radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono il loro processo di approvvigionamento. L’utilizzo di tecnologie digitali per semplificare e automatizzare gli acquisti aziendali consente di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e aumentare la trasparenza. 

Un sistema di e-procurement consente di ottimizzare tutto il flusso di acquisto, dall’ordine al pagamento, offrendo funzionalità come cataloghi elettronici, workflow di approvazione degli ordini, monitoraggio delle spese e analisi dei dati di acquisto.

L’e-procurement offre diversi vantaggi rispetto ai processi di acquisto tradizionali, tra cui:

  • Migliore efficienza. L’automazione delle attività di acquisto è il cuore dell’e-procurement, permettendo un considerevole risparmio di tempo e risorse. La semplificazione delle operazioni quotidiane libera le risorse umane per concentrarsi su compiti più strategici;
  • Esperienza personalizzata. Grazie ai listini dedicati sempre aggiornati e ai prodotti personalizzati disponibili negli account aziendali, l’e-procurement offre un’esperienza d’acquisto altamente personalizzata;
  • Migliore visibilità e controllo. L’e-procurement fornisce una visione completa dei processi di acquisto, consentendo un controllo e una tracciabilità superiori delle attività di approvvigionamento.

E-catalog: tutti i prodotti che cerchi a portata di click

L’e-catalog, o catalogo elettronico, rappresenta un pilastro fondamentale dell’e-procurement. Questi cataloghi digitali fungono da archivi centralizzati di prodotti e servizi disponibili per l’acquisto online. La loro importanza risiede nella facilità e velocità con cui i buyer possono trovare ciò di cui hanno bisogno. Vediamo ora quali sono le caratteristiche chiave degli e-catalog:

  • Aggiornamento regolare. Gli e-catalog devono essere costantemente aggiornati per garantire l’accuratezza delle informazioni. Solo attraverso un aggiornamento regolare, i buyer possono fare affidamento sul catalogo per decisioni d’acquisto informate.
  • Rapidità nella ricerca. La chiave del successo di un e-catalog risiede nella sua capacità di consentire ai buyer di trovare rapidamente e facilmente i prodotti e i servizi desiderati.

Procure To Pay: funzionamento, applicazione e vantaggi

La Procure To Pay (P2P) è il processo che consente a un’azienda di acquistare i beni e i servizi necessari dai suoi fornitori. La Procurement to pay è composta da diverse fasi, tra cui:

  • Ordine di acquisto. I buyer emettono un ordine di acquisto al fornitore
  • Fatturazione. Il fornitori inviano la fattura ai buyer
  • Ricezione dei prodotti. I prodotti vengono consegnati ai buyer
  • Accettazione dei prodotti. I buyer verificano la conformità dei prodotti ricevuti
  • Pagamento. I buyer pagano la fattura ai fornitori.

L’e-procurement di RAJA rientra nelle soluzioni per ottimizzare la gestione del Procure to Pay.

e-procurement ufficio acquisti

E-procurement per la gestione degli ordini

L’e-procurement può migliorare significativamente la gestione degli ordini attraverso una serie di benefici e soluzioni. Vediamoli insieme:

Gestione semplificata degli ordini

L’e-procurement di RAJA offre la possibilità di gestire in modo efficiente e centralizzato il processo aziendale di approvvigionamento attraverso il proprio account aziendale. In altre parole, consente un facile accesso ai prezzi negoziati, la gestione di ordini e fatture, e il controllo della spesa dei dipendenti attraverso un portale sicuro e personalizzato.

Soluzioni self-service

Offre tutte le funzionalità di uno strumento di e-procurement senza investimenti e senza la necessità di implementazioni tecniche complicate. Include l’accesso a un portale privato sicuro, un catalogo con prezzi negoziati, una gestione semplificata dell’approvazione degli ordini, la gestione totale degli acquisti aziendali e degli utenti individuali, la richiesta di preventivi online, liste desideri personalizzate e pagamenti con carta sicuri​​.

Integrazione con sistemi esistenti

Per le aziende con sistemi di e-procurement già in atto, RAJA offre soluzioni come “Punch Out” e “Hosted Catalogue“, che includono:

  • Cataloghi aggiornati in tempo reale con interfaccia web di alta qualità
  • Descrizioni dettagliate dei prodotti
  • Un processo di approvazione degli ordini facile da usare 
  • Accesso semplificato ai riassunti degli ordini

“Hosted Catalogue” fornisce un catalogo completo basato sulla selezione di prodotti dell’azienda, con informazioni dettagliate, classificazioni RAJA e internazionali, informazioni su imballaggi e quantità minime e immagini dei prodotti​​.

Questi strumenti possono portare ad una maggiore efficienza, riduzione degli errori e miglior controllo dei costi nell’acquisto di materiali di imballaggio e forniture di magazzino.

Value chain per ottenere vantaggi competitivi

La value chain, o catena del valore, è un modello concettuale sviluppato da Michael Porter che descrive le attività che un’azienda svolge per creare valore per i suoi clienti. Queste attività sono divise in:

  • attività primarie, che comprendono ingresso logistico, operazioni, uscita logistica, marketing e vendite, e servizio;
  • attività di supporto come approvvigionamento, sviluppo tecnologico, gestione delle risorse umane e infrastruttura aziendale. 

Il modello aiuta le imprese a identificare modi per creare valore aggiunto e ottenere vantaggi competitivi.

La catena del valore in un’impresa è quindi cruciale per il vantaggio competitivo, e l’integrazione dell’e-procurement trasforma radicalmente questa dinamica. L’e-procurement digitalizza e semplifica i processi di acquisto, rendendo l’approvvigionamento un punto di forza strategico. 

Inoltre, con l’e-procurement, le aziende possono acquisire dati preziosi sull’approvvigionamento, migliorando le decisioni di acquisto e rafforzando ogni anello della catena del valore, dall’ingresso delle materie prime fino alla soddisfazione del cliente finale.

Se vuoi sapere di più sui vantaggi della soluzione e-procurement di RAJA: Richiedi una demo gratuita

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Costi diretti e indiretti: come ridurli

I costi diretti e indiretti sono due categorie fondamentali di costi che le aziende devono affrontare. I costi diretti sono quelli che possono essere attribuiti in modo univoco a un prodotto o servizio, mentre i costi indiretti sono quelli che non possono essere attribuiti in modo univoco a un singolo prodotto o servizio. La riduzione dei costi è uno dei pilastri della lean production. Vediamo insieme alcune strategie pensate per ridurre l’impatto di queste due categorie di costi.

Costi diretti

Il costo delle materie prime e della manodopera ne sono due esempi. Ci sono diversi modi per ridurre i costi diretti:

  • Selezionando fornitori affidabili che offrono prezzi competitivi
  • Riducendo gli sprechi e le perdite
  • Automatizzando le attività di produzione

Costi indiretti

Ne sono degli esempi i costi generali di marketing e vendita, il costo per gli affitti e quelli amministrativi. Ecco alcune strategie per ridurli:

  • Implementando un sistema di e-procurement
  • Rendendo più efficiente la gestione dei fornitori
  • Monitorando le prestazioni dei fornitori
  • Valutando i fornitori in modo oggettivo

Scopri l’efficacia del sistema P2P di RAJA

L’e-procurement emerge come una potente leva per l’ottimizzazione degli acquisti aziendali. Agendo come un acceleratore nelle diverse fasi del processo Procure to Pay, dall’ordine al pagamento, esso si configura come uno strumento chiave per migliorare l’efficienza, personalizzare l’esperienza di acquisto e garantire un maggiore controllo sui processi. 

Attraverso un’interfaccia intuitiva tramite e-catalog e l’integrazione con sistemi esistenti, l’e-procurement di RAJA si rivela fondamentale per la value chain e per ridurre sia i costi diretti che indiretti. 

Questo sistema non solo rende più efficienti gli acquisti ma, essendo integrato nelle attività di supporto della value chain, si colloca al centro di un’operatività che mira all’eccellenza, trasformando il modo in cui le aziende interagiscono con i fornitori e migliorando il servizio al cliente finale.

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