Distruggi documenti professionali

Quando e come distruggere i documenti cartacei

La protezione e la tutela della privacy con l’entrata in vigore del Regolamento (UE) 2016/679 è diventato un tema sempre più importante per le aziende che, oltre a doversi occupare della gestione dei dati, hanno dovuto occuparsi anche della loro distruzione.

La conservazione documentale non è solo una necessità delle imprese, ma è un vero e proprio obbligo di legge e per questo tutte le attività sono tenute a conservare alcune tipologie di documenti per un certo periodo di tempo, vediamo alcuni esempi:

• 1 anno per abbonamenti e rate assicurazione;
• 2 anni per scontrini fiscali (validi anche come garanzia);
• 3 anni per bollo auto, fatture e ricevute degli artigiani;
• 5 anni per ricevute di pagamento delle tasse e dell’IVA, rate affitto, bollette, spese condominiali, bollettini IMU, multe;
• 10 anni per fatture per spese di ristrutturazione, tassa nettezza urbana, estratti conti bancari, bonifici e pagamenti tramite conti correnti.

Una volta che la conservazione non è più necessaria, l’azienda può procedere con la fase di distruzione attenendosi a quanto previsto dalla normativa ed evitando fenomeni come quello del bin raiding, che consiste nella ricerca nei contenitori dei rifiuti della documentazione cartacea di un’azienda, o di una persona, per trovare informazioni utili al furto di dati e di identità.

Nell’epoca del COVID-19 la mole di informazioni che riguardano le aziende e le persone, gli spostamenti e le frequentazioni è aumentata e coinvolge tante attività che prima non erano soggette a obblighi particolari.

Nelle linee guida fornite dal Governo per la gestione dell’emergenza Coronavirus è inserita una parte dedicata proprio alla cancellazione certificata dei dati e che, in caso di documenti cartacei, prevede che il titolare proceda alla pulizia degli archivi distruggendo le informazioni raccolte attraverso un distruggi documenti professionale.

Il migliore distruggi documenti per le tue esigenze

I distruggi documenti, o tritacarte, sono macchinari professionali utilizzati per tagliare e distruggere fogli di carta, dischi o smart card. Vengono comunemente utilizzati negli uffici e in ambienti professionali per garantire la sicurezza dei dati sensibili e tutelare la privacy.

Un buon modo per scegliere il tritacarta professionale adatto alla propria attività è pensare a quante persone lo utilizzeranno, per quanto tempo al giorno e per quanti documenti.

Ad esempio, per una piccola/media attività composta da 10 persone che distrugge circa 20 fogli per volta abbastanza frequentemente, il nostro consiglio è quello di optare per il distruggi documenti X8 HSM.

Se invece l’attività è più grande e coinvolge un numero maggiore di persone, con documenti corposi e il tritacarte da ufficio viene utilizzato con regolarità, allora il nostro consiglio è per il distruggi documenti professionale grandi volumi livello P-5 con caricatore da 150 fogli SECURIO AF150.

Altra cosa da tenere in considerazione nella scelta del miglior distruggi documenti per la propria attività è il livello di sicurezza dato dalla dimensione della striscia o del frammento prodotto dalla macchina. Il livello minino è il DIN S1, che corrisponde a un taglio a strisce di qualche centimetro, mentre il DIN S5 è il livello massimo di sicurezza e prevede frammenti piccolissimi.

Attività come notai e avvocati che devono fare particolare attenzione al livello di sicurezza dei dati sensibili archiviati è meglio che optino per strumenti dall’alto livello di sicurezza come il distruggi documenti livello P5 con caricatore da 300 fogli SECURIO AF300.

Mentre per attività meno esposte alla gestione di dati sensibili può essere più consigliato uno strumento pratico ed economico.

Optional che possono essere valutati in una macchina distruggi documenti sono l’anti inceppamento, il risparmio energetico e la diversità di materiali da distruggere.

Titolo H2: Covid-19: trattamento dei dati personali dei clienti

Il DPCM del 17 maggio 2020 e il Decreto Rilancio per fronteggiare l’emergenza epidemiologica stabiliscono che la ripresa delle attività economiche e produttive deve svolgersi nel rispetto dei protocolli o delle linee guida adottate dalle regioni.

Ristoranti, attività turistiche, stabilimenti balneari e spiagge, parrucchieri, estetisti, piscine e palestre devono raccogliere i dati relativi a visitatori e clienti con l’obbligo di conservazione dell’elenco delle presenze per un periodo di 14 giorni.

Una volta trascorso il periodo di conservazione dei dati, il titolare dovrà programmare una pulizia periodica degli archivi cartacei e informatici cancellando i dati raccolti.

Ai sensi del Regolamento (UE) 679/2006 è necessario che l’attività sia dotata di un tritacarte o di un distruggi documenti professionale, per poter eliminare in modo permanente i dati riportati nei documenti degli archivi cartacei.

Per quanto riguarda invece la distruzione di Hard Disk, Penne USB, CD, DVD, Blu-ray è necessario procedere con la distruzione del supporto, mentre per dischi virtuali e cloud è necessaria la certificazione di eliminazione dei dati del fornitore del servizio.

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