Gestisci gli acquisti con la matrice di Kraljic

Ogni azienda, indipendentemente dal settore in cui opera, deve inevitabilmente sostenere degli acquisti. Che si tratti di beni di consumo, semilavorati, materie prime, strumenti operativi, software o servizi, queste spese rappresentano una parte fondamentale della gestione aziendale e richiedono un approccio strategico per garantire la sostenibilità finanziaria e l’efficienza dei processi. In quest’ottica, la classificazione e l’analisi degli approvvigionamenti sono attività essenziali per un’efficace gestione della supply chain. 

L’economista Peter Kraljic, consapevole dell’impatto che le decisioni di acquisto hanno sul successo aziendale, ha approfondito il tema del procurement strategico e, nel 1983, ha sviluppato un modello noto come Matrice di Kraljic. Questo strumento consente alle aziende di pianificare in modo più consapevole e di ottimizzare le strategie di approvvigionamento, distinguendo gli acquisti in base alla loro criticità e al rischio di fornitura. 

A cosa serve la matrice di Kraljic 

La Matrice di Kraljic serve a differenziare le fonti di approvvigionamento in maniera strategica, in base al loro impatto sugli obiettivi aziendali e al livello di rischio associato alla supply chain. Questo modello permette di classificare gli acquisti non solo in funzione del costo, ma anche della loro rilevanza per il business e della complessità nel reperimento, favorendo così decisioni di procurement più consapevoli. 

Spesso l’approvvigionamento viene gestito in modo operativo e ripetitivo, senza una reale politica di gestione strategica degli acquisti né un sistema strutturato di valutazione dei fornitori. Questo approccio, nel tempo, può tradursi in inefficienze, mancate opportunità di risparmio e perdite economiche, specialmente in mercati soggetti a forti oscillazioni di domanda e offerta. L’utilizzo della matrice consente quindi di anticipare le criticità, ottimizzare la gestione del rischio di fornitura e migliorare la continuità operativa aziendale. 

Funzionamento della matrice di Kraljic e errori comuni 

L’applicazione della matrice di Kraljic alla strategia di approvvigionamento aziendale prevede l’analisi dei bisogni, del mercato di contesto e degli obiettivi aziendali. 

Una volta che bisogni, obiettivi aziendali e problematiche di approvvigionamento sono ben chiare, è possibile compilare la matrice vera e propria, costituita da quattro classi di approvvigionamento. In questa fase, gli acquisti vengono raggruppati per classe e schematizzati grazie alla matrice. Sarà così possibile per l’azienda trarre delle considerazioni strategiche sulla gestione degli acquisti, valutare le aree di rischio e identificare leve di miglioramento. 

Tuttavia, nell’applicazione pratica del modello, non mancano alcuni errori comuni. Il più frequente è quello di sovrastimare o sottovalutare l’impatto di certi acquisti a causa di una visione parziale o poco aggiornata dei dati aziendali. Altri errori includono la tendenza a classificare in modo arbitrario gli approvvigionamenti, senza una reale analisi delle condizioni di mercato, o a trascurare la dinamicità del contesto competitivo, trattando la matrice come uno strumento statico. Per trarne vantaggio, è fondamentale aggiornare periodicamente la valutazione e coinvolgere attivamente le funzioni aziendali interessate. 

Prima fase: valutazione degli acquisti aziendali 

Prima di passare alla classificazione degli approvvigionamenti è necessario valutare le 2 dimensioni degli acquisti aziendali:  

• Supply risk: l’impatto dell’acquisto sugli obiettivi aziendali  

• Profit impact: la complessità dell’approvvigionamento (il rapporto domanda/offerta, la tipologia di fornitori se pluralista o in condizioni di monopolio, la disponibilità di alternative etc.) 

Per applicare i 2 parametri è necessario avere consapevolezza delle esigenze dell’azienda: quali risorse sono fondamentali, dove e come si possono reperire, quali sono le criticità che possono mettere a repentaglio gli approvvigionamenti e determinare l’effetto collo di bottiglia. 

Dall’analisi della domanda, ad esempio, emergono il core business aziendale e il motivo per cui si viene scelti dal cliente, ciò consente di distinguere gli acquisti a seconda della rilevanza. 

La gestione dei rischi si occupa invece di valutare le minacce potenziali che potrebbero influire sulle supply chain collegate all’azienda, causando interruzioni negli approvvigionamenti. 

Per catalogare correttamente gli acquisti è importante anche valutare costi diretti e indiretti associati agli approvvigionamenti. I costi diretti includono il prezzo di acquisto del bene o servizio, mentre i costi indiretti comprendono tutte le spese supplementari, come quelle legate alla gestione delle scorte o all’assistenza tecnica.  

H3: Seconda fase: suddivisione degli approvvigionamenti in 4 classi di acquisto 

In seguito alla prima analisi è possibile individuare 4 classi di acquisto, che costituiscono le voci principali della matrice:

1. approvvigionamenti strategici 
2. approvvigionamenti leva o con effetti moltiplicativi 
3. approvvigionamenti non critici o non fondamentali 
4. approvvigionamenti collo di bottiglia ovvero soggetti a strozzature 

Le 4 classi di acquisto nella matrice di Kraljic 

Analizziamo nel dettaglio quali sono le 4 classi di acquisto nella matrice di Kraljic: 

1. Approvvigionamenti strategici
   Gli acquisti strategici sono quelli caratterizzati da un livello alto in entrambi i parametri. Hanno quindi un impatto considerevole sul raggiungimento degli obiettivi aziendali, ma sono anche caratterizzati da una certa complessità di reperimento.
   Si tratta, quindi, di approvvigionamenti assolutamente necessari, ma la cui gestione deve essere continuamente monitorata. Per questi beni è consigliabile fare una costante analisi della domanda e stringere partnership strategiche con i fornitori, in modo da assicurarsi la disponibilità dei prodotti a prezzi sostenibili, visto l’impatto rilevante di questi beni sugli obiettivi aziendali. 
2. Approvvigionamenti leva
   Gli acquisti leva, o ad effetto moltiplicativo, sono importanti per l’azienda e di facile reperimento. Sono gli acquisti dove l’azienda ha più controllo sul processo di approvvigionamento, più margine per negoziare e ottenere riduzione dei costi, può sfruttare la propria forza contrattuale e valutare continuamente alternative di prodotto e di fornitori per migliorare le condizioni di fornitura.  
3. Approvvigionamenti non critici
   Questi sono gli approvvigionamenti facili da reperire ma non particolarmente rilevanti. Approfittando della loro esigua rilevanza e della facilità di reperimento, una buona strategia da adottare è fare in modo che il processo di approvvigionamento abbia un costo minimo, standardizzando prodotti e forniture. 
4. Approvvigionamenti collo di bottiglia
   Gli approvvigionamenti con collo di bottiglia riguardano quei beni non fondamentali, ma difficili da reperire, dove la continuità delle forniture è a rischio. Pur non essendo fondamentali, la loro mancanza potrebbe causare “l’effetto collo di bottiglia”, cioè blocchi nelle attività.
   Anche in questo caso, come per gli acquisti strategici anch’essi caratterizzati da complessità di reperimento, la loro gestione efficiente passa per stabilire partnership strategiche con i fornitori. Per questi approvvigionamenti, visto che non sono acquisti strategici, è sufficiente assicurarsi il volume necessario e tempi di consegna idonei ad evitare l’effetto collo di bottiglia. 

Approvvigionamento sempre più efficiente  

In base a questa classificazione proposta dalla Matrice di Kraljic, è possibile definire, per ogni acquisto, il processo di approvvigionamento più efficiente e sostenibile. Ad esempio, per gli acquisti strategici, è opportuno considerare la diversificazione dei fornitori, la creazione di relazioni collaborative di lungo periodo e, ove possibile, l’adozione di tecnologie avanzate di supply chain management per aumentare visibilità e controllo. 

Per gli acquisti non critici, invece, la standardizzazione dei prodotti, l’automatizzazione dei processi e la negoziazione di contratti quadro possono generare risparmi significativi, riducendo al minimo l’impegno gestionale. Anche nel caso degli approvvigionamenti a leva, l’efficienza si ottiene grazie a una gestione dinamica dei fornitori e a un monitoraggio costante delle condizioni di mercato. 

Altro aspetto fondamentale nella gestione strategica degli acquisti è il monitoraggio delle prestazioni. Una volta implementate strategie di ottimizzazione, è essenziale definire KPI chiari e sistemi di controllo per valutare i risultati ottenuti e identificare tempestivamente eventuali scostamenti. Questo approccio orientato al miglioramento continuo consente alle aziende di affinare le proprie strategie di procurement e reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato.